Een privé vaartocht organiseren in Amsterdam: het stappenplan

Waarom een privé vaartocht bij bijna elke gelegenheid past

Een privéboot is een locatie die beweegt. Je gasten hebben het mooiste uitzicht op Amsterdam, er is geen vaste tafelschikking zoals in een restaurant en iedereen is de hele tocht samen. Daardoor past een rondvaart perfect bij verjaardagen, bedrijfsuitjes, klantevenementen, bruiloften en eindejaarsborrels.

Omdat de boot van jou is, is de sfeer dat ook: jij bepaalt de muziek, het tempo, het eten en hoe lang je op het water blijft. De schipper en host zorgen voor het varen en de service, zodat jij je op je gasten kunt richten.

Stap 1: bepaal het aantal gasten

Alles begint bij de grootte van je groep. Die bepaalt welke boten geschikt zijn, welke catering werkt en wat de prijs per persoon wordt. Ga uit van een realistisch aantal en houd wat ruimte voor late aanmeldingen.

Let op: een boot heeft per opzet een andere capaciteit. Een boot voor 60 gasten bij een staande borrel heeft bij een volledig diner soms maar plek voor 18 tot 20 personen.

• Tot 12 gasten: intieme boten zoals de Marie Zurlohe of Roerdomp
• 12 tot 40 gasten: veelzijdige salonboten zoals de HRH, Ondine, Dyos of Watertoerist
• 40 tot 90 gasten: grote boten zoals de Anna Maria, Hoop op Behoud, Titaan of Bota Fogo

Stap 2: kies de opzet: borrel, diner of iets ertussenin

De opzet van je evenement bepaalt de indeling van de boot. Een staande borrel vraagt om ruimte om te mingelen, een diner om lange tafels en een buffet of borreltafel om allebei. Bedenk wat je gasten het leukst vinden en hoe formeel de gelegenheid is.

• Borrel met hapjes: ontspannen, gezellig en geschikt voor grote groepen
• Borreltafel of buffet: royaal en flexibel, gasten pakken zelf
• Diner aan tafel: feestelijk en persoonlijk, ideaal voor kleinere groepen
• High tea of high wine: perfect voor een middag op het water

Stap 3: kies datum, tijd en duur

Weekenden, de periode van het Amsterdam Light Festival en december zijn populair, dus boek voor die data ruim op tijd. Op een doordeweekse middag of vroege avond heb je vaak meer keuze in boten.

De meeste privétochten duren twee tot drie uur. Twee uur is ideaal voor een borrel; bij een diner geeft drie uur iedereen de tijd om rustig van elke gang te genieten. 's Avonds zijn de grachten op hun mooist, met verlichte bruggen en grachtenpanden die weerspiegelen in het water.

Stap 4: regel catering en drankjes

Eten en drinken maken van een rondvaart een evenement. Combineer een drankpakket of open bar met catering die bij je opzet past: hapjes, een borreltafel, sushi, pizza of een meergangendiner. Met dieetwensen kan meestal rekening worden gehouden als je die vooraf doorgeeft.

Een all-in arrangement is het makkelijkst: boot, schipper, host, eten en drinken voor één prijs per persoon, zodat je precies weet waar je aan toe bent.

Stap 5: opstappen, route en praktische zaken

Kies een opstapplaats die makkelijk bereikbaar is voor je gasten, liefst dicht bij het openbaar vervoer of een parkeergarage, en deel de exacte locatie en tijd vooraf met iedereen. Vraag gasten tien minuten eerder te komen, zodat je op tijd kunt vertrekken.

De schipper kent de mooiste routes door de grachten en past de route aan op de duur van je tocht. Heb je speciale wensen, zoals langs een bepaalde plek varen of het IJ op? Geef dat door bij het boeken.

• Deel opstapplaats en vertrektijd met alle gasten
• Geef dieetwensen vooraf door
• Denk aan een speech, muziek of een proostmoment
• In herfst en winter: kies een overdekte, verwarmde boot

Stap 6: boeken en bevestigen

Gebruik het gastenfilter op onze arrangementenpagina om te zien wat bij je groep past, en boek direct of vraag via Evenement op maat een voorstel op maat aan. Je ontvangt een bevestiging met alle details, en ons team denkt mee als je onderweg iets wilt aanpassen.